FILE QUẢN LÝ VĂN BẢN BẰNG EXCEL

     

Sử dụng excel quản lý văn bản là cách thức được áp dụng khá thịnh hành bởi tính kỹ thuật và thuận tiện. Excel là chiến thuật thay cụ cách thống trị truyền thống bằng sổ sách, giúp quá trình xử lý các vấn đề phạt sinh tiện lợi hơn

*

Hướng dẫn áp dụng excel thống trị văn phiên bản khoa học, hiệu quả.

Bạn đang xem: File quản lý văn bản bằng excel

1. áp dụng excel có thể thống trị những các loại văn phiên bản nào?

Phương pháp quản lý văn bản bằng excel hay được áp dụng cho toàn bộ các nhiều loại văn phiên bản của doanh nghiệp, cụ thể là bao gồm 3 một số loại chính:

Văn bạn dạng nội bộ: bao gồm tất cả các hồ sơ, giấy tờ, tài liệu chỉ sử dụng trong phạm vi nội bộ, các đối tượng phía bên trong doanh nghiệp, tổ chức,...Văn bản đến: Do các đối tượng, tổ chức bên ngoài doanh nghiệp giữ hộ đến.Văn bạn dạng đi: vày doanh nghiệp gửi cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.

Sử dụng excel giúp doanh nghiệp làm chủ và khối hệ thống các quy trình, thủ tục về văn bản bao gồm:

Soạn thảo, sản xuất lập và ban hành văn bản.Ký, đóng góp dấu, bàn giao và lưu gửi văn bản.Sao lưu, tàng trữ và bảo quản văn bản.

2. Phía dẫn thực hiện excel quản lý văn bản

Để hoàn toàn có thể thực hiện cai quản văn bạn dạng trên excel, chúng ta có thể tham khảo quá trình dưới đây:

Bước 1: khẳng định và phát hành quy trình làm chủ tài liệu bởi excel

Bước thứ nhất là nên xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý tài liệu trên excel. Dựa vào sơ thiết bị này, các bạn sẽ dễ dàng khẳng định được văn bạn dạng đang ở triệu chứng nào, bước nào nhằm có phương hướng xử trí tiếp theo.

*

Xây dựng quy trình làm chủ tài liệu để sở hữu phương thức thống trị phù hợp.

Bước 2: Phân nhiều loại và xác minh các danh mục làm chủ tài liệu

Khâu nhập vai trò đặc trưng tiếp theo là đề nghị thống kê những loại văn bản của doanh nghiệp. Tiêu chuẩn xây dựng những danh mục, nhóm văn phiên bản cần đảm bảo:

Thống kê không thiếu thốn tất cả những văn bản của doanh nghiệp, không quăng quật sót.Các danh mục mang ý nghĩa tổng quát mà lại không được trùng lặp.Tên hạng mục cần dễ dàng hiểu, mọi nhân viên cấp dưới đều có thể nắm được và dễ ợt tìm tìm trong quy trình làm việc.

Bạn hoàn toàn có thể tham khảo một số danh mục để làm chủ văn phiên bản trên excel như sau:

Loại văn bản: Quyết định, Công văn, Thông báo, Nghị quyết, báo cáo,...Tình trạng văn bản: không xử lý, đã xử lý, đã cách xử trí xong, giữ trữ.Bộ phận phụ trách: Hành chính, Nhân sự, Kế toán, tởm doanh,....

Xem thêm: Mách Bạn 3 Cách Làm Hủ Tiếu Khô Ngon & Chuẩn Nhất 2022, Cách Làm Hủ Tiếu (Khô & Nước)

Bước 3: Tạo các sổ quản lý tài liệu

Mỗi sổ làm chủ công văn, bạn cần tạo trên một sheet không giống nhau để một thể quản lý. Lúc có nghiệp vụ phát sinh với loại văn phiên bản nào thì đã ghi sổ cho một số loại văn bạn dạng tương ứng. Phụ thuộc vào nhu cầu cai quản mà bạn có thể tạo những chỉ tiêu với tiêu đề mang lại cột vào bảng.

Một số chức năng có lợi khi xây dựng những sổ làm chủ văn bản:

Chức năng Data Validation: để tạo list chọn: nhiều loại văn bản, tình trạng văn bản, thành phần phụ trách xử lý, vị trí nhận, địa điểm lưu trữ,... để cấu hình thiết lập các tiêu chí trong danh sách, tránh hồ hết sai sót trong quy trình nhập thủ công dữ liệu mang tới sai kết quả tra cứu, quản lí lý.

Chức năng Conditional formatting: Theo dõi triệu chứng của văn bản. Công dụng này sẽ tự động hóa thông báo phần đông công văn đang yêu cầu xử lý nhằm người tiến hành có phương hướng cách xử trí phù hợp.

*

Ví dụ về một trong những danh mục theo dõi và quan sát văn bạn dạng tại doanh nghiệp.

Bước 4: xây dựng công thức

Mỗi các loại văn phiên bản đều có tên danh mục riêng, tuy nhiên, bạn cần tạo mã văn thư riêng để thống tốt nhất giữa những phòng ban và để tiện quản lý, tra cứu. Vì vậy, bạn cần xây dựng bí quyết tính auto để thống nhất toàn bộ sổ quản lý:

Countif: Đếm số lượng văn bạn dạng xuất hiện nay trong sổ.Vlookup: Tham chiếu theo từng một số loại văn bản.Một số hàm để định dạng và ghép thành chuỗi đáp ứng yêu cầu.

3. Có nên làm chủ văn bản bằng excel?

Sử dụng excel làm chủ văn bản là phương pháp khác nhiều người sử dụng bởi máu kiệm giá cả và bí quyết tạo lập solo giản, cập nhật số liệu dễ dàng. Mặc dù nhiên, vẻ ngoài này lâu dài nhiều sự việc hạn chế:

Không nên nhân sự nào cũng có kiến thức sâu về excel, đặc biệt là khi sử dụng các hàm công thức.Dễ bị nhầm lẫn khi số lượng văn bạn dạng lớn.Tính bảo mật thông tin thấp, dễ bị rò rỉ thông tin.Tốn khá nhiều thời gian khi triển khai tạo lập sổ quản ngại lý.

*

Phương pháp làm chủ văn bản bằng excel tồn tại các hạn chế.

4. Văn phòng và công sở điện tử runclub.vn - làm chủ văn bản thuận tiện, dễ dàng dàng

Sử dụng các giải pháp văn phòng năng lượng điện tử được coi là phương án tối ưu tốt nhất cho đa số doanh nghiệp. Hình thức này tương khắc phục về tối đa các nhược điểm của cách thức quản lý thủ công.

*

Quản lý văn phiên bản đơn giản, chuyên nghiệp hóa với runclub.vn.

Trong đó, ứng dụng văn phòng năng lượng điện tử runclub.vn do công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn đáp ứng đủ các chuẩn mực về thống trị văn phòng. runclub.vn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thời gian, giá thành và mối cung cấp nhân lực, hỗ trợ cải thiện năng suất lao động mang đến nhân sự thao tác tại doanh nghiệp.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Làm Mặt Nạ Nghệ Sau Sinh Bằng Nghệ Tươi, Cách Chăm Sóc Da Mặt Sau Sinh Bằng Nghệ Tươi

Trên đó là hướng dẫn thực hiện excel cai quản văn bản khoa học, hiệu quả. Đây là cách thức được không ít người áp dụng tuy nhiên tồn tại những hạn chế. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tham khảo các giải pháp văn phòng điện tử để về tối ưu thời hạn và nâng cấp độ chính xác, công dụng của công tác quản lý tài liệu về lâu dài.

Quý doanh nghiệp đề xuất thêm tin tức về giải pháp văn phòng điện tử runclub.vn của ThaisonSoft, vui lòng contact theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN